Quản trị là gì? Quản trị và quản lý khác nhau như thế nào?

Trong thời đại nền kinh tế mở như hiện nay thì khái niệm quản trị không còn quá là xa lạ. Bất kỳ một công ty, một tổ chức hay một doanh nghiệp, quốc gia nào cũng cần quan tâm đến quản trị. Quạn trị là yếu tố tạo nên thành công của tổ chức. Vậy quản trị là gì? Quản trị khác với quản lý như thế nào? Bài viết dưới đây Vật Tư AZ sẽ cung cấp cho bạn đọc tất cả các thông tin liên quan đến quản trị.

1. Quản trị là gì?

1.1 Quản trị là gì?

Hiện nay có rất nhiều định nghĩa giải thích cho thuật ngữ “quản trị”. Tuy nhiên chưa có định nghĩa nào của quản trị được thống nhất và công nhận rộng rãi. Bởi tuỳ theo mỗi cách nhìn nhận, đánh giá thì người ta lại chọn cho mình một định nghĩa phù hợp.

• Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell thì: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”
• Còn với Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”
• Bên cạnh đó James Stoner và Stephen Robbins lại cho rằng: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.

Qua đó, ta có thể định nghĩa thuật ngữ “quản trị” như sau:

Quản trị là một quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và tận dụng, phối hợp tất cả nguồn lực của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Quản trị thường là cấp cao nhất, điều hành cả một tập thể, tổ chức. Hoạt động quản trị là một hành động tất yếu phát sinh khi con người kết hợp với nhau để hoàn thành mục tiêu. Trong tập bộ tư bản, C.Mác có đưa ra một hình ảnh về hoạt động quản trị, đó là hoạt động của người chỉ huy cả một dàn nhạc. Một người không chơi bất kỳ một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao hưởng.

1.2 Nhà quản trị là gì?

Nhà quản trị hay quản trị viên là những con người làm việc trong tổ chức, những người có nhiệm vụ thực hiện công việc quản trị trong phạm vi được phân công phụ trách. Họ có quyền được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác. Hơn nữa còn phải chịu trách nhiệm trước kết quả làm việc của người đó.

Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá con người, các nguồn lực khác như vốn, vật chất, thông tin của tổ chức một cách hiệu quả nhất. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần đòi hỏi ở nhà quản trị phải có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực kinh doanh, kinh nghiệm quản lý. Ngoài ra còn là cách xử lý khéo léo, thông minh trong mọi tình huống.

Nhà quản trị được chia thành 3 cấp như sau: 

• Nhà quản trị cấp cao: Ví dụ như Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc,…
• Nhà quản trị cấp trung : Giám đốc bộ phận, trưởng phòng,…
• Nhà quản trị cấp cơ sở: Tổ trưởng, nhóm trưởng, đốc công,…

2. Bản chất của quản trị

Bản chất của quản trị chính là tạo ra giá trị thặng dư. Còn chức năng chính của quản trị là đưa ra các quyết định. Quản trị giúp tìm ra phương thức phù hợp để công việc hiệu quả nhất nhưng chi phí lại là thấp nhất. Tuy có rất nhiều khái niệm khác nhau về quản trị nhưng bản chất của quản trị chỉ có một.

Ba điều kiện cơ bản cần có của quản trị:

• Phải có chủ thể quản trị: Là các nhân tố tạo ra tác động quản trị, là đối tượng quản trị trực tiếp.
• Đối tượng bị quản trị: Là đối tượng chịu sự tác động trực tiếp từ chủ thể quản trị. Đối tượng có thể là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc.
• Nguồn lực: Giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị.

3. Chức năng của quản trị

Các nhà quản trị là người quản trị tốt thời gian và tiềm lực, biết nhìn nhận cơ hội và phải biết tận dụng cơ hội đó. Trong quản trị thì được chia thành 4 chức năng chính như sau: chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng lãnh đạo và chức năng kiểm soát.

Những chức năng trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp bậc trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, lại có sự khác nhau ở việc phân bố thời gian cho các chức năng ở từng cấp quản trị. Theo một nghiên cứu của Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức. Trong khi đó nhà quản trị cấp trung chỉ dành 51% thời gian cho hoạt động này. Và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%.

Từ bảng trên cho thấy, trong một tổ chức thì nhà quản trị cấp cao thường dành thời gian cho việc hoạch định và kiểm soát. Còn càng dần xuống quản trị cấp trung và cấp thấp thì chức năng điều chỉnh và tổ chức càng trở nên phổ biến.

3.1 Chức năng hoạch định

Chức năng hoạch định giúp người quản trị xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược hoạt động nhằm phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức. Đây cũng là chức năng đầu tiên và có vai trò quyết định trong quá trình quản trị.

Chức năng quản trị sẽ bao gồm các hoạt động:

• Đánh giá nguồn lực và thực trạng của tổ chức.
• Chức năng xác định mục tiêu cần đạt được.
• Đề ra chương trình hành động để đạt mục tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định.
• Đưa ra các kế hoạch khai thác cơ hội và hạn chế bất trắc của môi trường.

3.2 Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức bao gồm các hoạt động như:

• Thứ nhất: Tạo dựng một môi trường nội bộ thuận lợi để hoàn thành mục tiêu.
• Thứ hai: Xác lập một cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ phận, cá nhân, tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức.
• Thứ ba: Xây dựng đánh giá, tiêu chuẩn cụ thể cho từng công việc.

Công việc này yêu cầu nhà quản trị phải có sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực một cách hợp lý, nhất quán. Trong đó nguồn lực không chỉ gồm nhân lực mà còn có vật lực. Ví dụ như vốn, máy móc thiết bị của tổ chức.

3.3 Chức năng lãnh đạo

Là chỉ huy nhân tố con người sao cho tổ chức đạt đến mục tiêu. Nó bao gồm việc chỉ định đúng đến tài nguyên và cung cấp hệ thống hỗ trợ hiệu quả. Lãnh đạo yêu cầu phải có kỹ năng giao tiếp cao và khả năng thúc đẩy mọi người. Một trong những vấn đề quyết định trong công tác lãnh đạo là người quản trị có tìm được sự cân bằng giữa yêu cầu nhân sự và hiệu quả sản xuất.

Hiểu nôm na là trong chức năng này người quản trị giao việc cho những người dưới quyền. Bằng các phương pháp quản lý riêng, quản trị sẽ giám sát, tạo ra năng suất hiệu quả. Trong các chức năng của quản trị, chức năng lãnh đạo phải được thực hiện hiệu quả thì các chức năng hoạch định mới có ý nghĩa.

3.4 Chức năng kiểm soát

Là chức năng đánh giá chất lượng trong tiến trình thực hiện và chỉ ra sự chệch hướng có khả năng gặp phải hoặc đã diễn ra từ kế hoạch của tổ chức. Mục đích của chức năng này là để đảm bảo hiệu quả trong khi giữ vững kỷ luật và ổn định môi trường. Cùng với đó là kiểm tra nhưng vẫn bao gồm quản lý thông tin, xác định hiệu quả của thành tích và đưa ra những hành động tương ứng, kịp thời.

Đôi khi nhà quản trị còn cần phải quỷ quyền cho cấp dưới và thiết lập các quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức.

4. Vai trò của quản trị hiện nay

Quản trị có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp? Tại các doanh nghiệp, quản trị có một vai trò vô cùng quan trọng. Quản trị là sự tất yếu phải có và mang tính quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp sau này. Quản trị doanh nghiệp tốt là nền tảng, bước ngoặt cho sự phát triển của doanh nghiệp sau này. Ngược lại, nếu quản trị không tốt cũng sẽ mang đến hệ quả xấu, thậm chí là doanh nghiệp có thể phá sản.

Vai trò của quản trị được thể hiện qua 4 vai trò sau:

4.1 Vai trò đại diện

Quản trị đại diện cho tổ chức, thực hiện các chức năng này để phát huy tối đa vai trò. Nhà quản trị là người quyết định trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức.

4.2 Vai trò lãnh đạo

Vai trò lãnh đạo của quản trị được thể hiện ở chỗ giúp các đơn vị, tổ chức hoạt động hiểu quả; đạt được mục tiêu cao nhất đã đề ra. Quản trị hướng mọi người cùng nhau phối hợp cho một mục tiêu chung, thực hiện theo chương trình hành động đã dự kiến trước đó.

Hơn nữa, quản trị còn giúp các đơn vị, tổ chức điều khiển và kiểm soát toàn bộ quá trình thực hiện các phòng ban nhằm xây dựng một hệ thống bài bản, tối ưu được nguồn lực, nhất là chi phí

4.3 Vai trò kết nối

Không chỉ có vai trò lãnh đạo và vai trò đại diện, quản trị còn có vai trò kết nối. Kết nối giữa nhân viên với nhân viên trong tổ chức. Vai trò kết nối còn được thể hiện thong qua việc liên lạc với các đối tác, tổ chức bên ngoài để duy trì mối quan hệ hợp tác, đem lợi ích lâu dài.

4.4 Vai trò quyết định

Đây là một yếu tố đặc trưng của quản trị. Mọi hoạt động của tổ chức thì đều sẽ được quản trị thông qua và phê duyệt. Khi quyết định các vấn đề quan trọng, nhà quản trị cần phải cân nhắc kỹ lưỡng, giữ tinh thần tỉnh táo vì nó có thể quyết định đến sự sống còn của một tổ chức, doanh nghiệp.

5. Phân biệt quản trị và quản lý

Vậy quản trị và quản lý có phải là một? Có điểm gì khác nhau, khác nhau ở đâu và khác nhau như thế nào? Thực tế, mọi người thường có xu hướng nhầm lẫn giữa quản trị và quản lý. Về cơ bản, quản trị và quản lý nói chung đều nói về công việc của người lãnh đạo trong quá trình vận hành tổ chức.

Để phân biệt giữa quản trị và quản lý khác nhau ở điểm nào rất đơn giản. Cùng tham khảo bảng so sánh giữa quản lý và quản trị sau:

Trên đây là giải đáp của Vật Tư AZ về vấn đề: “ Quản trị là gì? Phân biệt giữa quản trị và quản lý ”. Mong rằng bài viết này hữu ích với bạn! Nếu bạn còn thắc mắc gì liên hệ ngay với chúng tôi qua Fanpage hoặc Website – Vật Tư AZ để được giải đáp, hỗ trợ MIỄN PHÍ, NHANH CHÓNG.