Packing list trong xuất nhập khẩu

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia, packing list (còn được gọi là phiếu đóng gói) là một tài liệu không thể thiếu. Nó cung cấp cho người bán, người mua những thông tin về lô hàng, cũng như thông tin của cả người bán và người mua. Để biết thêm nhiều thông tin về packing list trong xuất nhập khẩu, hãy cùng vattuaz.vn tìm hiểu trong bài viết về packing list này nhé.

Tìm hiểu về packing list trong xuất nhập khẩu?

Một tài liệu danh sách đóng gói, còn được gọi là Packing List, là một bản chi tiết cung cấp thông tin về tất cả các sản phẩm và bao bì trong mỗi lô hàng. Người gửi hàng cần tạo ra một tài liệu này để chia sẻ với các nhà giao nhận, hãng tàu, nhà nhập khẩu và các bên khác trong chuỗi cung ứng.

Packing list trong xuất nhập khẩu có quan trọng không?

Để tránh những vấn đề xảy ra từ các khâu ban đầu của lô hàng, một phiếu đóng gói được đính kèm với lô hàng để thể hiện các thông tin về lô hàng để người kiểm tra có thể đọc và hiểu hết. Để đảm bảo an toàn khi lô hàng đến nơi, phiếu đóng gói nên sử dụng chất liệu chống thấm nước.

Để đảm bảo rằng không có tranh chấp giữa người chuyên chở và người xuất khẩu về phép đo và trọng lượng của lô hàng, mọi chuyến hàng đều yêu cầu kiểm tra chéo thích hợp. Danh sách đóng gói là một tài liệu hỗ trợ, giúp cung cấp các chi tiết về loại mặt hàng được chất trong các phương tiện vận chuyển như container, xe tải, tàu thủy hoặc máy bay, có thể được nhìn thấy trong nháy mắt.

Những người tham gia vào quá trình chuẩn bị phiếu đóng gói thường được quan tâm đến. Chính nhà cung cấp các lô hàng hoá của bạn sẽ chuẩn bị phiếu đóng gói như là một hướng dẫn về đại lý giao nhận và thanh toán. Trước khi vận đơn của bạn và các tài liệu bắt buộc để làm thủ tục hải quan được chuẩn bị, đại lý giao nhận và thanh toán bù trừ của bạn sẽ yêu cầu bạn cung cấp danh sách đóng gói. Điều này sẽ giúp họ hiểu loại lô hàng được vận chuyển.

Vai trò của Packing list trong xuất nhập khẩu?

Thông tin trong tài liệu danh sách đóng gói sẽ được sử dụng bởi nhà giao nhận hàng hoá, nhà môi giới hải quan, các đối tác chuỗi cung ứng và Hải quan ở nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu để xác định chính xác và vận chuyển hàng hóa dọc theo chuỗi cung ứng và hiểu cách các lô hàng được đóng gói và xếp hàng.

Thông tin về số lượng hàng hóa, trọng lượng, số kiện hàng, số pallet, ngày và thời gian vận chuyển, công cụ để di chuyển hàng hóa lên xe có thể được xác định một cách chính xác thông qua phiếu đóng gói.

Khi hàng hoá được dỡ xuống, nó sẽ được đặt trong các kiện hàng và pallet để dễ dàng lấy ra và kiểm tra. Nếu phát hiện hàng hoá bị hư hỏng hoặc thiếu số lượng, nhà sản xuất sẽ được thông báo ngay để họ có thể xác định nguyên nhân và khắc phục.

Các loại packing list thông dụng

Để phân biệt 3 mẫu packing list, rất đơn giản, bạn chỉ cần nhìn vào tiêu đề của phiếu đóng gói. Hiện nay trong xuất nhập khẩu, 3 mẫu phiếu đóng gói thông dụng là Detailed packing list, Commercial Invoice và Packing List.

Detailed packing list là loại phiếu đóng gói chi tiết, nó sẽ thể hiện những thông tin về lô hàng một cách chi tiết và thường được dùng trong giao dịch giữa người mua và người bán trực tiếp.

Trên phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list) có thể thấy tất cả thông tin về hàng hoá và người mua, nhưng không có thông tin về người bán.

Tương tự Packing List và Weight List, phiếu đóng gói cũng cung cấp thông tin về số lượng đơn hàng được chuyển đi và đến điểm cuối. Nhưng nó còn bao gồm thêm bảng kê trọng lượng của đơn hàng để giúp 2 bên dễ dàng kiểm soát hàng hoá.

Các thông tin có trên packing list là gì?

Phiếu đóng gói của vattuaz.vn cung cấp tất cả các thông tin liên quan đến hàng hoá được đóng gói và các bên liên quan đến đơn hàng. Nội dung trong phiếu được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới, để bất kỳ ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng hiểu được.

Thông tin liên hệ người gửi hàng và nhà xuất khẩu

Phần này sẽ bao gồm thông tin liên hệ cơ bản của người gửi hàng và nhà xuất khẩu, bao gồm tên công ty, logo, địa chỉ, số điện thoại và chi tiết liên hệ cá nhân. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ thông tin bổ sung hoặc số đăng ký công ty nào tại đây.

Người mua và người nhận hàng 

Thông tin về người bán và người mua sẽ bao gồm các thông tin liên hệ cơ bản như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và chi tiết liên hệ cá nhân khác.

Thông tin vận chuyển

Để giúp người nhận hàng, các công ty hậu cần và môi giới hải quan sắp xếp chính xác việc vận chuyển, thông quan và giao hàng cuối cùng, các chi tiết vận chuyển và hậu cần quan trọng được bao gồm: Phương thức gửi hàng (Vận tải đường bộ, đường sắt, đường hàng không hoặc đường biển), Loại lô hàng, Nước xuất xứ hàng hoá, Quốc gia của điểm đến cuối cùng nơi hàng hóa được chuyển đến địa chỉ cuối cùng, Tên tàu/máy bay, Chuyến đi số, Cảng bốc hàng (POL), Ngày khởi hành, Cảng dỡ hàng (POD), Điểm đến cuối cùng (Quốc gia).

Số tham chiếu và thông tin bổ sung 

Xuất hóa đơn bao gồm số tham chiếu, ngày tháng, số vận đơn, thông tin của người mua, tham chiếu bổ sung, thông tin đóng gói, thông tin bổ sung như ghi chú giao hàng hay chi tiết bổ sung,…

Bao bì và chi tiết sản phẩm

Nhà xuất khẩu cần cung cấp thông tin chi tiết về cách đóng gói các sản phẩm và các lô hàng. Các thông tin đóng gói cần được đưa vào phần chính của mẫu phiếu đóng gói bao gồm: mã sản phẩm, mô tả hàng hoá, số lượng đơn vị sản phẩm, loại và số gói hàng, khối lượng tịnh của gói (kg), tổng trọng lượng của các gói và các phép đo của gói (m3). Cách đóng gói và loại lô hàng có thể được tạo theo nhiều cách khác nhau.

Chữ ký uỷ quyền

Để đảm bảo rằng phiếu đóng gói được hoàn chỉnh và có giá trị xác thực, chữ ký của bên bán hàng và con dấu đều là cần thiết để xác minh packing list.